Rob van deelen en carla manders
Online samenwerken met elkaar én met de klant
Zo gewoon mogelijk doorwerken aan projecten. In een ongewone tijd is dat heel wat. KH Engineering was al eerder begonnen met het inrichten van Microsoft 365, Teams en SharePoint en kan zodoende vanaf elke locatie met een internetverbinding doorwerken via PC, tablet of zelfs smartphone. Onderling, maar ook met klanten, via onze KH Project Portals. Ook grote opdrachtgevers als Shell hebben daar veel baat bij.
Manager Operational Excellence Rob van Deelen vertelt: ‘Operational Excellence focust bij KH Engineering voornamelijk op efficiency door innovatie. Als onderdeel van het programma zijn we drie jaar geleden begonnen met het inrichten van een SharePoint-omgeving binnen Microsoft 365. Destijds had dat ook te maken met de wens om meer thuiswerken mogelijk te maken.’ QHSE Manager Carla Manders vult aan: ‘Maar eerlijk gezegd was de organisatie er toen nog niet helemaal klaar voor. Het mooie hiervan is wel dat met het uitbreken van de coronacrisis alle mensen per direct thuis konden gaan werken. Daarop waren we dus goed voorbereid.’
Project Portal
Een voor klanten nog belangrijker voordeel van hun inspanningen is dat Rob en Carla ervoor gezorgd hebben dat er nu een volledig operationeel KH Project Portal voor opdrachtgevers in een beveiligde online omgeving bestaat. ‘Veel klanten werken wel met SharePoint’, vertelt Rob, ‘maar we merken dat het veelal nog als verzamelplek van documenten wordt gebruikt.’ KH Engineering heeft het grondiger aangepakt en een volwaardig online samenwerkingsplatform ingericht.’
Machinekamer
Er zijn verschillende kenmerken van het KH Project Portal. Zo kun je documenten niet alleen effectief delen maar er ook aan samenwerken. Het portal is toegankelijk met elke gangbare webbrowser en vanaf elke plek met een internettoegang. De beveiliging voldoet aan de ISO 27001 en GDPR/AVG-normen en het data-management model conform de meest gebruikte norm op dit gebied, BS 1192. ‘Je kunt het Project Portal zien als de machinekamer van je project’, zegt Carla. ‘Je kunt erin samenwerken, documenten uitwisselen en zeer grote uploads (tot 15 GB) mee uitwisselen. Handig, bijvoorbeeld voor 3D modellen. Bovendien heb je steeds maar één plek waar een bepaald bestand is opgeslagen, inclusief de volledige bewerkingsgeschiedenis.’
Win-win
Het is dus een echte win-win situatie geworden: medewerkers van KH Engineering delen meer kennis online en door online samenwerking met onze opdrachtgevers hoeven projecten zelfs tijdens de contact beperkende maatregelen geen vertraging op te lopen.
Snel Shell geholpen
Project Manager Arno Coops kan de voordelen van het KH Project Portal beamen: ‘Meteen nadat de thuiswerk maatregelen van kracht werden, hebben we Shell kunnen helpen met een naadloze overgang naar onze KH Project Portal. Shell wilde dit aanvankelijk zelf intern regelen, maar dat lukte niet op korte termijn. Vandaar dat zij bij ons aanklopten met de vraag of wij ons KH Project Portal snel kunnen openstellen. Dat hebben we gedaan en hierdoor ging er geen tijd verloren.’
Samen met Koole Terminals
Ook tankopslagbedrijf Koole Terminals doet zijn voordeel met de Project Portal. Project Manager Willy Beelen hierover: ‘We werken steeds vaker online samen met Koole. Dat begon al vorig jaar en is gaandeweg steeds meer de standaard werkwijze geworden voor ons beiden. Begin dit jaar hebben we hebben we het nog verder uitgebreid, zodat we ook op een veilige manier met de klant allerhande bestanden kunnen delen. Maar soms heb je bij een engineeringsopdracht ook andere externe partijen nodig. Daarom hebben we voor alle relevante betrokken partijen binnen onze KH Project Portal ruimte gemaakt. Dit is voor iedere partij specifiek beveiligd zodat lees- en schrijfrechten op een juiste manier geborgd zijn. Op deze manier kunnen we ondanks de corona crisis gewoon doorwerken aan onze projecten.’
Wilt u weten welke voordelen de inzet van een project portal voor u heeft? Vraag nu online demo aan (via Teams of Skype) via Rob van Deelen.