Project-based communicatie

V.l.n.r.: Nathalie Heerschap & Claire Doorschodt

Met project-based communicatie vult KH Engineering een nieuwe expertise in. Door speciaal ingerichte en afgeschermde communicatieplatformen te ontwikkelen, helpen we onze klanten met hun projectcommunicatie én wordt de samenwerking met onze klanten hechter.

‘Project-based communicatie vullen we bij KH Engineering op onze eigen manier in’, vertelt Marketing & PR Officer Claire Doorschodt. ‘Bij onze klant KLM kwam voor het eerst deze uitvraag. We voeren daar veel verschillende projecten gedurende het jaar uit en de behoefte ontstond om alle belanghebbenden op de hoogte te houden van de vorderingen. Tijdens het project werden daarom diverse nieuwsbrieven gemaakt om de stakeholders te informeren. Onze collega’s houden zich bezig met de techniek, maar de klant vraagt tegenwoordig naast de details, ook vaak naar een overzicht van het project in hoofdlijnen. Daar kunnen we toegevoegde waarde bieden vanuit de afdeling Marketing & Communicatie. Bij het project voor KLM hebben we naast de nieuwsbrieven en communicatie op site, ook een projectvideo gemaakt van een complexe renovatie van hun testruimte voor vliegtuigmotoren. Deze samenwerking met de klant en onze collega’s blijkt een goede en effectieve manier om alle betrokkenen op de hoogte te houden en enthousiast te krijgen voor een bepaald project.’

Informatie op maat
Na de vraag vanuit KLM zag Claire dat de communicatie ook bij andere projecten geoptimaliseerd kon worden. Voor het Neste Terminal Rotterdam Expansion project in Vlaardingen is er in basis een communicatieplan opgesteld. Als communicatiekanaal is er gekozen voor een speciaal ingericht platform in een beveiligde en afgeschermde omgeving. ‘Vanaf dat platform houden we iedereen die geautoriseerd is op de hoogte van de voortgang. Samen met het team en de klant hebben we een safety campagne opgesteld en uitgerold. Deze posters, toolboxen, veiligheidsinstructies en -video’s waren voor het team ook op het platform terug te vinden. Bovendien is het een goed platform om nieuwsbrieven mee te versturen, waarbij we ook nog eens allerlei doelgroepen kunnen onderscheiden. Zo krijgt iedereen zoveel mogelijk informatie op maat. En mochten er binnen het project teamleden vanuit andere locaties mee willen kijken, dan kunnen we zorgen voor een timelapse video, die via het platform bekeken kan worden. Zo creëer je betrokkenheid bij het project buiten het vaste team op site, en kunnen de vorderingen van het project op de voet gevolgd worden.’

Praktijkresultaat
Op het platform staan naast het projectnieuws ook praktische zaken, zoals contactgegevens van betrokkenen. Zo kan de klant snel de juiste contactpersoon bereiken. ‘Een mooi neveneffect’, vertelt Marketing & PR Officer Nathalie Heerschap, ‘is dat ook geautoriseerde collega’s van KH Engineering die op kantoor werken, kunnen zien hoe het project in de praktijk verloopt. Veel engineeringswerk wordt immers vanachter het bureau gedaan en dan is het goed om ook het praktijkresultaat ervan te zien. Hetzelfde geldt voor medewerkers van de klant, die niet direct betrokken zijn bij het project, maar wel benieuwd zijn naar het werk dat KH Engineering op de projectlocatie allemaal uitvoert. Denk bijvoorbeeld aan een afdeling Communicatie bij de klant.’

Waarde bieden
‘Bij een andere klant hebben we een andere invulling gegeven aan project-based communicatie’, vertelt Nathalie. ‘Deze klant had een project waarvoor het een uitdaging was om geschikte aannemers te vinden en de klant had zelf niet de geschikte resources, tools en ervaring om het project in het voortraject te promoten. Omdat wij vanuit KH Engineering al vaker de communicatie rondom projecten ondersteund hebben, werd onze hulp ingeschakeld. Op veel vlakken waren we een verlengstuk van de organisatie van de klant. Zo dachten we mee over de manieren waarop we de markt het beste konden verkennen en benaderen voor dit project en stelden we namens de klant communicatiemiddelen op. Vanuit Marketing & Communicatie konden we een frisse blik op het voortraject van het project bieden en door iets buiten de bestaande kaders te denken, vonden we een groot aantal geïnteresseerde partijen voor het project. Deze manier van project-based communicatie was een mooie samenwerking tussen de klant, onze Procurement afdeling en Marketing & Communicatie. Voor elke klant kunnen we dus bepalen waar we de meeste waarde kunnen bieden met project-based communicatie.’

Teambuilding
‘Met project-based communicatie geven we niet alleen praktische informatie, maar inspireren we elkaar om projecten op een goede manier naar de eindstreep te brengen’, stelt Claire. ‘Er ontstaat meer begrip over en weer en dat helpt bij een goede relatie met het team en de klant. En natuurlijk heeft de klant er zelf ook veel voordeel bij: het helpt om meer inzicht te krijgen en het bevordert de interne promotie van het project.’ Steffen Walgien, Project Manager van het Neste Terminal Rotterdam Expansion project, vertelt: ‘Naast de samenwerking met KH Engineering als EPCm contractor hebben we in het project ook gebruik gemaakt van de service project-based communicatie. Door het schedule-driven aspect van dit project was al voorzien dat we ons echt moesten focussen op de uitvoering van het project. Goede communicatie is daarbij erg belangrijk. KH Engineering heeft ons hierbij ondersteund in de vorm van timelapse beelden, projectvideo updates, nieuwsbrieven en directe nieuwsberichten op een voor ons ingericht platform. Ook hebben we samen een safety campagne ontwikkeld voor dit project met toolboxen, poster, flyers en incentives. Het gehele team op site, maar ook op andere locaties was door al deze acties veel meer betrokken bij het project. Dit was goed voor de teambuilding en het geeft daarnaast een mooi overzicht van het gehele project.’

Inmiddels wordt deze vorm van project-based communicatie bij steeds meer klanten ingevoerd.

Voor meer informatie over de inzet van project-based communicatie, neem contact op met claire.doorschodt@khe.eu.